Jak vést efektivní konferenci
Ve vědeckém a podnikatelském prostředí je konference jedním z nejúčinnějších způsobů komunikace. Taková událost vám umožní shrnout nashromážděné zkušenosti z témat, která vás zajímají, seznámit se s novým vývojem v oboru, navázat zajímavé vztahy. Konference je zpravidla ve velkém měřítku, a proto vyžaduje pečlivou přípravu.
Budete potřebovat
- - prostory;
- - mikrofon;
- - videoprojektor;
- - papírnictví;
- - voda a občerstvení.
Návod k použití
1
Vytvořte plán konference. Měl by zahrnovat cíle a cíle, harmonogram zpráv, počet účastníků, nezbytné materiální a technické zdroje, odhad události.
2
Rozhodněte o místě a čase konference. Vyberte si prostorný pokoj, který pojme velké množství hostů. Zjistěte si předem, zda je možné v této místnosti připojit potřebné vybavení. Pokud jde o čas, nezapomeňte vzít v úvahu zájmy a zaměstnání účastníků. Například studentská konference naplánovaná na páteční večer může způsobit extrémně negativní postoj, protože mladí lidé jsou v tuto chvíli zvyklí na odpočinek nebo návrat domů.
3
Naučte se podrobně téma konference. To je nezbytné pro stanovení relevance a vědeckého významu zpráv. Aby byla konference dynamická a ne nudná, zvažte na ni ostré, málo prostudované a kontroverzní otázky. Pozvěte řečníky, aby formulovali své názory na vybrané problémy.
4
Vytvořte rozvrh prezentací řečníků. Přidělte 30-40% času na samotné zprávy a zbytek věnujte diskusi. Je to živá a zajímavá debata, díky které je konference efektivní. Navrhněte nařízení tak, aby jeden problém logicky proudil do dalšího a stal se předmětem diskuse.
5
Postarejte se o materiál a technickou základnu. Možná budete potřebovat interaktivní tabuli, projektor s obrazovkou, počítač, mikrofon, flipchart s odtrhávacími listy, kancelářské potřeby. Při přípravě na konferenci si předem zkontrolujte zvuk, provoz videozařízení. Rozložte složky s plánem události a hlavními souhrny zpráv o tabulkách pro účastníky.
6
Informujte účastníky a hosty konference o nadcházející události. Řečníci se musí podrobit povinnému postupu předběžné registrace. Pokud je konference dostatečně velká, nezapomeňte pozvat zástupce tisku a fotografy.
Užitečné rady
Pokud konference trvá dostatečně dlouho, přemýšlejte o pití a jídle. Pro každého účastníka si můžete dát na stůl lahve s vodou. Během přestávky si hosté mohou vychutnat teplé nápoje a občerstvení ve stylu bufetu.